Procedura nie przewiduje przyjmowania zgłoszeń w formie anonimów

Ważne definicje:

1) sygnalista – osoba fizyczna, która zgłasza lub ujawnia publicznie informację o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą, w tym: pracownik, pracownik tymczasowy, osoba świadcząca pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej, przedsiębiorca, prokurent, akcjonariusz lub wspólnik, członek organu osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej, osoba świadcząca pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy, stażysta, wolontariusz, praktykant;

2) anonim – zgłoszenie dokonane przez osobę, co do której nie jest możliwa identyfikacja tożsamości;

3) działania odwetowe – bezpośrednie lub pośrednie działanie lub zaniechanie, w kontekście związanym z pracą, które jest spowodowane zgłoszeniem lub ujawnieniem publicznym i które narusza lub może naruszyć prawa sygnalisty lub wyrządza lub może wyrządzić nieuzasadnioną szkodę sygnaliście, w tym bezpodstawne inicjowanie postępowań przeciwko sygnaliście;

4) działania następcze – działania podjęte przez podmiot prawny lub organ publiczny w celu oceny prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu oraz w celu przeciwdziałania naruszeniu prawa będącemu przedmiotem zgłoszenia, w szczególności przez postępowanie wyjaśniające, wszczęcie kontroli lub postępowania administracyjnego, wniesienie oskarżenia, działanie podjęte w celu odzyskania środków finansowych lub zamknięcie procedury realizowanej w ramach wewnętrznej procedury dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych lub procedury przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych i podejmowania działań następczych;

5) informacje o naruszeniu prawa – informacje, w tym uzasadnione podejrzenie dotyczące zaistniałego lub potencjalnego naruszenia prawa, do którego doszło lub prawdopodobnie dojdzie w podmiocie prawnym, w którym sygnalista uczestniczył w procesie rekrutacji lub innych negocjacji poprzedzających zawarcie umowy, pracuje lub pracował, lub w innym podmiocie prawnym, z którym sygnalista utrzymuje lub utrzymywał kontakt w kontekście związanym z pracą, lub informację dotyczącą próby ukrycia takiego naruszenia prawa;

6) kontekst związany z pracą – przeszłe, obecne lub przyszłe działania związane z wykonywaniem pracy na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji w podmiocie prawnym lub na rzecz tego podmiotu, lub pełnienia służby w podmiocie prawnym, w ramach których uzyskano informację o naruszeniu prawa oraz istnieje możliwość doświadczenia działań odwetowych;

7) naruszenie – działanie lub zaniechanie, które jest niezgodne z prawem;

8) osoba dokonująca zgłoszenia – osoba fizyczna, która zgłasza lub ujawnia publicznie informacje na temat naruszeń uzyskane w kontekście związanym z pracą;

9) osoba pomagająca w dokonaniu zgłoszenia – osoba fizyczna, która pomaga sygnaliście w zgłoszeniu lub ujawnieniu publicznym w kontekście związanym z pracą i której pomoc nie powinna zostać ujawniona;

10) osoba, której dotyczy zgłoszenie – osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej, której ustawa przyznaje zdolność prawną, wskazana w zgłoszeniu lub ujawnieniu publicznym jako osoba, która dopuściła się naruszenia prawa lub jako osoba, z którą osoba, która dopuściła się naruszenia prawa, jest powiązana;

11) zgłoszenie wewnętrzne – pisemne przekazanie podmiotowi prawnemu informacji o naruszeniu prawa, odpowiednio, poprzez funkcjonujące w Nadleśnictwie kanały zgłoszeń;

12) zgłoszenie zewnętrzne – ustne lub pisemne przekazanie Rzecznikowi Praw Obywatelskich albo podmiotowi prawnemu informacji o naruszeniu prawa;

13) zgłoszenie – pisemne zgłoszenie wewnętrzne przekazane, odpowiednio, poprzez funkcjonujące w Nadleśnictwie kanały zgłoszeń lub ustne lub pisemne zgłoszenie zewnętrzne, przekazane zgodnie wymogami określonymi w ustawie o ochronie sygnalistów;

14) RODO – rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych);

15) Administrator – Nadleśnictwo Staszów z siedzibą w Staszowie, ul. Oględowska 4, 28-200 Staszów – samodzielnie lub wspólnie z innymi ustalające cele i sposoby przetwarzania danych osobowych;

16) Pełnomocnik ds. zgłoszeń wewnętrznych – pisemnie upoważniony przez Nadleśniczego Nadleśnictwa   Staszów pracownik na stanowisku ds. pracowniczych, a w przypadku jego nieobecności pisemnie upoważniony inny pracownik. Wzór upoważnienia stanowi załącznik nr 2 do niniejszego zarządzenia.

Jak dokonać zgłoszenia

1. Zgłoszenia wewnętrzne mogą być dokonywane, z zachowaniem poufności, poprzez dedykowane kanały zgłoszeń funkcjonujące w Nadleśnictwie Staszów, jak niżej:

1) w formie listownej, poprzez wysłanie listu w zaklejonej kopercie, na adres: Nadleśnictwo Staszów,
ul. Oględowska 4, 28-200Staszów, z dopiskiem na kopercie, np. „zgłoszenie nieprawidłowości - do rąk pełnomocnika ds. zgłoszeń wewnętrznych”.

2) w formie listownej, poprzez przekazanie listu bezpośrednio do sekretariatu w siedzibie Nadleśnictwa, w zaklejonej kopercie, na adres, o którym mowa w pkt 1, z dopiskiem na kopercie, np. „zgłoszenie nieprawidłowości - do rąk pełnomocnika ds. zgłoszeń wewnętrznych”.

3) w przypadku, gdy zgłoszenie dotyczy pełnomocnika ds. zgłoszeń wewnętrznych lub osoby zastępującej go, sygnalista może dokonać zgłoszenia bezpośrednio do Nadleśniczego Nadleśnictwa Staszów, w formie listownej, na adres, o którym mowa w pkt 1, z dopiskiem na kopercie, np. „zgłoszenie nieprawidłowości - do rąk Nadleśniczego Nadleśnictwa Staszów”;

4) zgłoszenia, o których mowa w pkt 1-3, nie podlegają otwarciu w sekretariacie - po przyjęciu przez osobę wykonującą obowiązki w sekretariacie, bezzwłocznie przekazywane są bezpośrednio do rąk osoby, zgodnie z dopiskiem na kopercie.

Formularz zgłoszenia wewnętrznego- w załączniku

Zgłoszenie może zostać uzupełnione o zebrane dowody i wykaz świadków.

Powyższe kanały zgłoszeń dostępne są również dla Kontrahentów, Partnerów biznesowych oraz wykonujący jakiekolwiek czynności w imieniu lub na rzecz Nadleśnictwa.

Ochrona Sygnalisty

Ochronie podlegają osoby, które dokonały zgłoszenia i osoby, które pomagały w dokonaniu zgłoszenia, jeśli działały w dobrej wierze, tj. na podstawie uzasadnionego podejrzenia mającego podstawę w posiadanych informacjach, które obiektywnie uprawdopodobniają zgłaszane nieprawidłowości.

Osoby, o których mowa powyżej, podlegają ochronie wyłącznie w zakresie dokonanych zgłoszeń.

Osobie dokonującej zgłoszenia oraz osobie pomagającej w dokonaniu zgłoszenia Nadleśniczy Nadleśnictwa Staszów zapewnia ochronę przed możliwymi działaniami odwetowymi, a także przed szykanami, dyskryminacją i innymi formami wykluczenia lub nękania przez inne osoby wykonujące pracę.

Zapewniając ochronę, o której mowa powyżej, Nadleśniczy Nadleśnictwa Staszów, w szczególności podejmuje działania gwarantujące poszanowanie zasady poufności i anonimowości danych, ochronę tożsamości na każdym etapie postępowania wyjaśniającego, jak i po jego zakończeniu.

Załącznik Nr 3 do Zarządzenia Nr 42/2024
Nadleśniczego Nadleśnictwa Staszów
z dnia 28 października 2024 r.

Klauzula informacyjna o zasadach przetwarzania danych osobowych sygnalisty w tym również w przypadku ujawnienia (w uzasadnionych przypadkach) jego tożsamości

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych
i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), zwanego dalej „RODO” – Nadleśnictwo Staszów informuje, iż: